تکنیک‌های پنهان مذاکره‌کنندگان حرفه‌ای در متقاعدسازی
مذاکره حرفه ای مهارتی است که در بسیاری از جنبه‌های زندگی شغلی و شخصی تأثیر عمیقی بر روابط و موفقیت‌ها دارد. مهارت مذاکره حرفه ای به ترکیبی از دانش، مهارت‌های رفتاری و درک عمیق از موضوعات مختلف نیاز دارد. برای تبدیل شدن به یک مذاکره‌کننده حرفه‌ای، تنها تسلط بر اصول و تکنیک‌های مذاکره کافی نیست؛ بلکه باید ویژگی‌هایی را در خود تقویت کنید که مذاکرات را به سمت توافقی سودمند هدایت کنند.
مذاکره‌کننده حرفه‌ای با بهره‌گیری از مهارت‌هایی مانند رعایت ادب و احترام، کنترل احساسات، مدیریت زمان و توانایی تصمیم‌گیری تحت فشار، می‌تواند محیطی سالم و سازنده برای گفتگو ایجاد کند. این ویژگی‌ها نه تنها دستیابی به توافق پایدار را ممکن می‌سازند، بلکه اعتماد و احترام طرف مقابل را نیز جلب می‌کنند. هنر مذاکره حرفه ای در ترکیب صحیح دانش و رفتارهای حرفه‌ای است تا بهترین نتایج برای هر دو طرف به دست آید.
قدرت كمّی كردن كيفيات در مذاکره
توانایی کمّی کردن کیفیات در مذاکرات اهمیت بالایی دارد و به مذاکره‌کننده کمک می‌کند تا مسائل مبهم و غیرقابل اندازه‌گیری را به شکل‌هایی تبدیل کند که بتوان آن‌ها را مقایسه و تحلیل کرد. این مهارت به او امکان می‌دهد که از بحث‌های مبهم و احساساتی فاصله بگیرد و با تحلیل دقیق‌تری به موضوع بپردازد. برای مثال، مواردی مانند رضایت مشتری یا کیفیت خدمات که به‌طور طبیعی قابل اندازه‌گیری نیستند، می‌توانند با شاخص‌هایی مثل نمرات مشتریان یا زمان پاسخ‌گویی به درخواست‌ها کمّی شوند. وقتی این کیفیات به معیارهای عددی تبدیل می‌شوند، امکان قضاوت و تصمیم‌گیری دقیق‌تر فراهم می‌شود و از بروز تعارضات شخصی یا سوگیری‌های فردی در یک مذاکره حرفه ای جلوگیری می‌شود. این روش باعث می‌شود یک مذاکره‌کننده حرفه ای با تکیه بر داده‌ها و شواهد، از موضع‌گیری‌های احساسی دوری کند، که در نتیجه اعتماد طرف مقابل بیشتر جلب می‌شود و تصمیم‌گیری‌ها حرفه‌ای‌تر و دقیق‌تر انجام می‌گیرد.
صداقت و راستگویی
در اصول گفت‌وگو، صداقت و راستگویی کیفیت کلام را بالا برده و به دنبال آن پذیرش کلامی را بیشتر می‌کند. گرچه جز راست نباید گفت لیکن، در حقیقت هر راستی را هم نشاید گفت. در مورد اطلاعات باید به درستی و راستی سخن بگوئیم اما لازم نیست در مورد اسرار شرکت یا خودمان حرف بزنیم. سخن نگفتن و اطلاعات ندادن به معنای دروغ گفتن نیست.
امانتداری
وقتی در مورد امانتداری صحبت می‌کنیم در حقیقت در حال اشاره به جنبه‌های شخصی، سازمانی و ملی آن هستیم. مذاکره‌کننده حرفه‌ای باید بداند در هر زمانی امانتدار جنبه‌های فوق باید باشد. کسی که به خود، سازمان یا کشور خود اهمیت نمی‌دهد از سوی طرف مقابل جدی گرفته نمی‌شود. پرواضح است که طرف مقابل با خود بگوید که این فرد که برای گروه خودی احترام قائل نیست چگونه می‌خواهد برای گروه ما احترام قائل باشد و به تعهدات خود پایبند باشد.
هر وقت با سازمان خود به اختلاف خوردید حق انتخاب دارید که در آنجا بمانید یا نمانید، اما حق ندارید ذره‌ای از مبانی حرفه‌ای خود عدول کنید. یا کاری را انجام ندهید یا اگر انجام می‌دهید به مبانی حرفه‌ای آن پایبند باشید. این طرز تفکر می‌تواند در درازمدت منافع شما و سازمان‌تان را به دنبال داشته باشد.
ادب و متانت
رعایت ادب در مذاکرات، تأثیر مستقیم و متقابلی بر رفتار طرف مقابل دارد. هر چقدر مذاکره‌کننده ادب را رعایت کند، طرف مقابل نیز به رعایت آن بیشتر پایبند می‌شود. ادب یک ویژگی مسرّی است که به‌سرعت از فردی به فرد دیگر منتقل می‌شود و به ایجاد جوی مثبت و دوستانه کمک می‌کند. حتی در شرایط بروز اختلافات جدی، حفظ ادب و احترام می‌تواند تصویری حرفه‌ای از شما و قابل احترام از شما ارائه دهد و به تقویت روابط کمک کند.
علاوه بر این، رعایت ادب به کاهش تنش‌ها و پیشگیری از افزایش اختلافات کمک می‌کند. وقتی مذاکره‌کننده با ادب و احترام به صحبت‌های طرف مقابل گوش می‌دهد و واکنش مناسبی نشان می‌دهد، به نوعی الگو برای ادامه گفتگو تبدیل می‌شود. این رفتار باعث می‌شود که مذاکره به‌جای تبدیل شدن به چالش‌های احساسی، به مسیری منطقی و نتیجه‌گرا سوق پیدا کند. ادب در مذاکره نه‌تنها باعث حفظ شان و اعتبار مذاکره‌کننده می‌شود، بلکه به ایجاد اعتماد متقابل و دستیابی به توافقی پایدار نیز کمک می‌کند.
داشتن منطق: سفسطه راه به جايي نمي‌برد
بسیاری از افراد مغالطه و سفسطه را به عنوان یک مهارت مذاکره حرفه ای می‌دانند، اما هیچ چیز نمی‌تواند جای مذاکرات اصولی و مبتنی بر حل مسئله را پر کند. مغالطات شاید به‌طور موقت موثر باشند، اما در بلندمدت نه‌تنها کارایی خود را از دست می‌دهند، بلکه باعث تغییر منفی در الگوی فکری و سیم‌کشی مغز فرد می‌شوند. کسی که به مغالطه عادت کند، دیگر قادر نخواهد بود از الگوریتم صحیح حل مسئله بهره بگیرد و هدف اصلی مذاکره، یعنی رسیدن به توافقی سودمند را برآورده سازد.
بنابراین، در مذاکرات باید همواره براساس منطق و منافع مشترک حرکت کرد. استفاده از روش‌های حل مسئله به جای مغالطه و سفسطه، نه تنها به رسیدن به توافق پایدار و سودمند کمک می‌کند، بلکه باعث ایجاد اعتماد و احترام بین طرفین نیز می‌شود. مذاکره‌کننده حرفه ای که مسائل را به‌طور شفاف و منطقی بیان می‌کند، محیطی سالم و مناسب برای مذاکره ایجاد می‌کند که در آن هر دو طرف احساس می‌کنند به اهداف خود دست یافته و روابط بلندمدت و مثبتی را پایه‌گذاری کرده‌اند.
دوره استدلال‌ورزی و مبارزه با ترفندها و مغالطات
صبر و بردباری: فرد عصبانی مذاكره را باخته است
گویند که سنگ لعل شود در مقام صبر آری شود ولیکن به خون جگر شود
صبر یک فرآیند سخت است لیکن در نهایت کسی می‌تواند مذاکره را ببرد که از میزان صبر بیشتری برخوردار باشد. وقتی از صبر سخن می‌گوئیم منظور ما یک عمل منفعلانه نیست. صبر به معنای گذران زمان تا زمانی است که در وضعیت برتر قرار بگیریم و بتوانیم امتیاز خود را به دست بیاوریم. از این‌رو صبر نه تنها یک عمل منفعلانه نیست بلکه یک فعل استراتژیک و فعال به حساب می‌آید که افراد در آن به دنبال بهترین زمان ممکن برای اقدام و عمل هستند. افراد عجول برای رسیدن به توافق امتیازات بی‌مورد زیادی اعطا می‌کنند اما مذاکره کنندگان حرفه ای و صبور در بزنگاه‌های مذاکراتی منتظر فرصتی هستند که بتوانند شکار خود را به دام آورده و آن را صید کنند.
انصاف: ايجاد حس اعتماد می‌كند.
مهم است که بتوانیم انصاف را به درستی تعریف کنیم. برخی افراد فکر می‌کنند انصاف به معنای نصف کردن منافع موجود در مذاکره است که البته با مفهوم مورد نظر ما از انصاف بسیار تفاوت دارد. گرچه انصاف در باب افعال است و در ظاهر معنای نصف کردن می‌دهد ولیکن در مذاکره یا حقوق به معنای برابری افراد در برابر قانون و مقررات است. داشتن حس برابری در مقابل شرایط و موقعیت‌های مختلف برای دو طرف به نوعی احساس انصاف را انتقال می‌دهد. کافی است که طرف مذاکره فکر کند شما او را در این شرایط با خود یکسان می‌بینید، مطمئن باشید گاردهای طرف مقابل به میزان زیادی از بین خواهد رفت و فرآیند اعتماد در مذاکره را تشدید خواهد کرد. مذاکره‌کننده‌های حرفه‌ای در ایجاد این حس اعتماد، مهارت بسیار دارند.
سرعت در عمل
مذاکره‌کننده باید بتواند پس از رسیدن به توافقات به چابکی صورتجلسات را تهیه کرده و به امضای طرفین برساند. تعلل در این زمینه می‌تواند به بی‌حوصلگی طرفین بیانجامد و زمان امضای صورتجلسات را به تعویق بیندازد. در صورت به تعویق افتادن امضاها همیشه امکان اضافه یا کم شدن موضوعاتی به مذاکره وجود خواهد داشت. بنابراین باید در مذاکرات حرفه ای سرعت عمل داشت و از زمان به صورت بهینه استفاده لازم را به عمل آورد. داشتن سرعت عمل هم به یک نظم فکری و هم آمادگی بدنی نیاز دارد پس لازم است که تمرینات ذهنی و فکری در تفریحات این‌گونه افراد، جای داشته باشد.
پركاری: مذاکره‌کننده بايد طاقت مذاكرات طولانی‌مدت را داشته باشد.
گاهی‌اوقات به دلایلی همچون نبود زمان کافی یا وجود پروژه‌های فراوان امکان برگزاری جلسات متعدد مذاکره فراهم نیست، از این‌رو طرفین مجبور خواهند بود در زمان کوتاهی موارد فی‌مابین را بررسی کرده و به توافق احتمالی نهایی برسند. در چنین زمان‌هایی مجبور خواهند بود که از روزها و شب‌ها استفاده بیشتری کنند و مدت زمان زیادی را در مذاکره سپری کنند. مذاکره‌کنندگان حرفه ای مهارت و توانایی انجام مذاکرات طولانی را در خود تقویت می‌کنند. اولین نفری که خسته شود احتمال دارد برای رسیدن به توافق امتیاز بدهد. به همین منظور بایستی از آمادگی جسمانی لازم هم برخوردار بوده و برنامه‌های ورزشی منظمی برای زندگی خود داشته باشد.
داشتن اطلاعات از آخرين تحولات علمی، اقتصادی، فرهنگی و …
دنیا دیده بودن از ویژگی‌های ارزشمند یک مذاکره کننده حرفه ای است. یکی از مواردی که می‌تواند به دنیا دیده بودن افراد کمک کند اطلاعات در مورد مسائل روزمره و دانش جاری است. به عنوان مثال امروزه که هوش مصنوعی تبدیل به تکنولوژی غالب در بسیاری از صنایع شده است، داشتن اطلاعات در این زمینه می‌تواند به مسلط دیده شدن مذاکره‌کننده بیانجامد. داشتن اطلاعات مذاکره کافی نیست، فرد باید تا اندازه‌ای در مورد محیط کلان سیاسی و اقتصادی دنیا اطلاعات داشته باشد.
آراستگی ظاهری
آراستگی ظاهری به شدت می‌تواند در انتقال جذابیت یا اقتدار به طرف مقابل کمک کند. منظور از آراستگی پیروی از مد نیست. چه بسا مذاکره‌کنندگان حرفه‌ای از پیروی کردن از یک مد خاص باید پرهیز کنند. چون قرار نیست اعتبار خود را از یک برند لباس به دست بیاورند ولیکن شیک‌پوشی و آراستگی ظاهری در انتقال جدیت به مخاطب نقش بسیار مهمی را ایفا می‌کند و می‌تواند سبب اعتماد بیشتری شود. اگر با این نظریه مخالفت دارید خودتان را در دو وضعیت آراسته و شلخته تجسم کنید. به نظرتان در کدام دو حالت تاثیر بیشتری بر روی مخاطب می‌گذارید؟
توانايی تفكر و برخورداری از سرعت انتقال در شرايط فشار، اضطرار و ابهام
قدرت تصمیم‌گیری و برخورداری از سرعت انتقال یکی از ویژگی‌های بسیار مهم مذاکره‌کنندگان حرفه‌ای است. شرایط همیشه بر وفق مراد نیست. گاهی پیش می‌آید که بنابر ضرورت باید تصمیم سریعی گرفته شود. کسی که قابلیت تحلیل و بررسی سریع را نداشته باشد در این‌گونه موارد ناتوان خواهد بود و می‌تواند منافع سازمانی یا ملی را به هبه بگذارد. از این‌رو در تعیین تیم‌های مذاکراتی برای چنین مذاکراتی باید به این ویژگی توجه خاصی داشت و مذاکره‌کنندگان را از این دسته از افراد انتخاب کرد.
قاطعيت
اگر انعطاف را به توانایی افراد به طراحی راهکارهای مختلف تعبیر کنیم در این صورت می‌توان قاطعیت را به اطمینان ما در مورد راهکارهای ارائه شده نسبت داد. قاطعیت به معنای تعصب در مورد راهکارهای خودمان نیست ولیکن اگر مخاطب در ما احساس اطمینان نکند، راهکارهای طراحی شده را ساده می‌انگارد و زحمات ما را بر باد خواهد داد. به عبارت دیگر قاطعیت یعنی صلابت افراد هنگام مطرح کردن دیدگاه‌های مختلف و اطمینان به آن چیزی که گفته می‌شود.
اشراف به موضوع مذاکره
صرف دانستن تکنیک‌ها و اصول مذاکره کافی نیست. مذاکره‌کننده حرفه ای حتماً بایستی در مورد موضوع مذاکره نه تنها اطلاعات داشته باشد بلکه باید اشراف کامل داشته باشد. اشراف اطلاعاتی امکان استفاده از الگوریتم‌های حل مسئله را مهیا می‌سازد. وقتی نمی‌دانیم موضوع بر سر چه چیزی است استفاده از تکنیک‌های مذاکراتی چه کمکی می‌تواند به ما بکند. هیچ‌وقت بدون اشراف به موضوع مذاکره وارد جلسه نشوید چون کار را خراب خواهید کرد.
داشتن اعتماد به نفس
قاعدتاً مذاکره‌کننده‌ای که اعتمادبهنفس کافی نداشته باشد نمی‌تواند امتیازات لازم را از مذاکره به دست آورد. ولیکن مهم است که بدانیم اعتمادبهنفس در فضای خلاء تولید نمی‌شود. بالابردن اشراف اطلاعاتی و تجربه بالا در مذاکره به خودی خود به اعتمادبهنفس منجر می‌شود. اگر فرد به‌رغم تجربه و اطلاعات بالا کماکان اعتمادبهنفس ندارد باید این مطلب را در کودکی او جست‌و‌جو کرد. شاید مولفه‌هایی در زندگی فرد وجود داشته که اعتمادبهنفس را به مرور زمان از فرد گرفته است. در چنین مواردی توصیه می‌شود این افراد به مشاور و روان‌شناس مراجعه کنند.
قدرت كنترل احساسات و عواطف خود
مواردی اتفاق می‌افتد که جلسه به حاشیه می‌رود و با چالش‌هایی هم همراه خواهد شد. خیلی مهم است که در مذاکره حرفه ای بتوانید بر روی هیجانات ناشی از این حوادث کنترل داشته باشید و عقلانیت و متانت خود را حفظ کنید. بدیهی است مطابق با هیجانات برخورد کردن از اعتماد گروهی نسبت به شما خواهد کاست. قدرت تسلط بر خود گاهی‌اوقات با هیچ ویژگی دیگری قابل معامله نخواهد بود.
مديريت زمان
یکی از ویژگی‌های مذاکره‌کننده حرفه ای، توجه به زمان و مدیریت آن است. در بحث مدیریت زمان دو مولفه وجود دارد به نام فوریت و اهمیت. فوریت سرعت انجام کاری را نشان می‌دهد و اهمیت، میزان اثرگذاری آن کار در دستیابی به اهداف. اگر در مذاکره‌ای به هر دلیل فوریت و اهمیت بالا باشد در وضعیت بحرانی قرار داریم. اگر اهمیت بالا باشد ولی فوریت پائین باشد در وضعیت مهم هستیم. اگر فوریت بالا و اهمیت پائین باشد در وضعیت روزمره قرار داریم و اگر هر دو مولفه پائین باشند فرد در شرایط بی‌اهمیت قرار دارد. قاعده در مدیریت زمان بر این است که افراد ابتدا خود را از وضعیت بحران خارج کنند و سپس به کارهای مهم بپردازند و اگر وقتی باقی ماند به کارهای روزمره رسیدگی کنند. کارهای بی‌اهمیت هم که تکلیف‌شان مشخص است و باید به کل آن‌ها را رها کرد.
باید توجه کرد نباید کارهای مهم را آنقدر عقب انداخت که فوریت آن‌ها بالا رود و به وضعیت بحرانی برسد. در وضعیت بحرانی افراد معمولاً با 70 تا 80 درصد توانمندی یا تمرکز خود تصمیم می‌گیرند و درصد خطاهای تصمیم‌گیری می‌تواند بسیار بالا برود.
به طور خلاصه مدیریت زمان به معنی قابلیت تقسیم کارها به چهار دسته بحرانی، مهم، روزمره و زائد است. ترتیب انجام کارها از بحرانی شروع شده و در نهایت به روزمره ختم می‌شود. یک مذاکره‌کننده حرفه‌ای انجام کارهای زائد را به طور کلی نادیده می‌گیرد.
کلام آخر
مذاکره‌کننده حرفه‌ای باید مهارت‌های کلیدی مختلفی را در خود پرورش دهد تا بتواند مذاکرات را به سمت توافقی سودمند هدایت کند. توانایی کمّی کردن مسائل کیفی یکی از مهارت‌های مهم در مذاکرات است که به فرد کمک می‌کند مسائل غیرقابل اندازه‌گیری را به معیارهای عددی و قابل تحلیل تبدیل کند. این رویکرد از تأثیر تعصبات و احساسات در مذاکرات جلوگیری کرده و به تحلیل منطقی و دقیق مسائل کمک می‌کند. آشنایی کامل با موضوع مذاکره و برخورد محترمانه، به‌طور مستقیم به ایجاد فضای مثبت و سازنده و جلب اعتماد طرف مقابل منجر می‌شود.
مدیریت زمان و تصمیم‌گیری به‌موقع نیز از مهارت‌های حیاتی مذاکره‌کننده حرفه‌ای محسوب می‌شوند. بهینه‌سازی زمان و توانایی کنترل احساسات، به مذاکره‌کننده این امکان را می‌دهد که در شرایط بحرانی بهترین تصمیم را بگیرد. همچنین، صداقت و امانتداری در ارائه اطلاعات و حفظ منافع گروه از اصولی هستند که اعتماد طرف مقابل را جلب کرده و به تقویت روابط دوطرفه کمک می‌کنند. ترکیب این مهارت‌ها، همراه با توانایی تحمل فشار مذاکرات طولانی و داشتن آراستگی ظاهری، مذاکره‌کننده را به فردی حرفه‌ای و موفق در دستیابی به بهترین نتایج تبدیل می‌کند.